La interfaz estándar de programa de usuario y aplicación a una base de datosrelacional es el lenguaje de consultas estructuradas (SQL). Los comandos de SQL se utilizan tanto para consultas interactivas para obtener información de una base de datos relacional y para la recopilación de datos para los informes.
Además de ser relativamente fáciles de crear y acceder, una base de datos relacional tiene la importante ventaja de ser fácil de extender. Después de la creación original de una base de datos, una nueva categoría de datos se puede añadir sin necesidad de que todas las aplicaciones existentes sean modificadas.
Una base de datos relacional es un conjunto de tablas que contienen datos provistos en categorías predefinidas. Cada tabla (que a veces se llaman ‘relación’) contiene una o más categorías de datos en columnas. Cada fila contiene una instancia única de datos para las categorías definidas por las columnas. Por ejemplo, una base de datos típica de ingreso de solicitudes de negocio incluiría una tabla que describiera a un cliente con columnas para el nombre, dirección, número de teléfono, y así sucesivamente. Otra tabla identificaría el pedido: producto, cliente, fecha, precio de venta, y así sucesivamente. Un usuario de la base de datos podría obtener una vista de la base de datos que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo, un gerente de sucursal podría preferir una vista o informe sobre todos los clientes que han comprado productos después de una fecha determinada. Un gerente de servicios financieros en la misma empresa podría, desde las mismas tablas, obtener un informe sobre las cuentas que deben ser pagadas.
Al crear una base de datos relacional, se puede definir el dominio de posibles valores de una columna de datos y restricciones adicionales que pueden aplicarse a ese valor de dato. Por ejemplo, un dominio de posibles clientes podría permitir un máximo de diez posibles nombres de clientes pero estar compilado en una tabla que permita que sólo tres de estos nombres de clientes puedan ser especificados.
La definición de una base de datos relacional resulta en una tabla de metadatos o descripciones formales de las tablas, columnas, dominios y restricciones.
Base de datos relacional. Conjunto de información relacionada entre sí, referente a un tema o propósito en particular. Los registros de los empleados, las listas de posibles clientes y suministradores constituyen una base de datos.
Diseño de una base de datos relacional
Una base de datos bien diseñada le brinda un completo acceso a lainformación deseada. Con un buen diseño dedicará menos tiempo a crear la base de datos y obtendrá resultados más exactos en menos tiempo.
Para el diseño se deben seguir los siguientes pasos:
1. Determinar el propósito de la base de datos. 2. Determinar las tablas necesarias. 3. Determinar los campos necesarios en cada tabla. 4. Determinar las relaciones. 5. Refinar el Diseño.
Sugerencias para determinar los campos
Para determinar los campos se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Asegurarse de que cada campo de una tabla esté directamente relacionado con el tema de la tabla.
- No incluir datos derivados o calculados.
- Incluir toda la información que se necesite.
- Almacenar la información en sus partes lógicas más pequeñas.
Campos de clave principal
La potencia de un sistema de gestión de Access surge de su capacidad para buscar, localizar y combinar rápidamente información almacenada en distintas tablas para que Access funcione eficientemente, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o una serie de campos que identifique inequívocamente cada fila o registro individual almacenado en la tabla.
En la terminología de base de datos, esta información identificadora se denomina clave principal de la tabla, la cual permite asociar rápidamente datos de distintas tablas y poderlos presentar conjuntamente.
Para elegir los campos de clave principal se debe tener en cuenta
- Access no permite la existencia de valores duplicados o nulos en un campo de clave principal.
- Puede utilizar el valor del campo de clave principal para buscar registros, por lo que dicho campo no debe ser demasiado largo, y si fácil de recordar y escribir por lo que puede convenir que tenga un número limitado de letras o dígitos o que esté dentro de un determinado rango.
- El tamaño de la clave principal influye en la velocidad de las operaciones en la base de datos por lo que para un máximo rendimiento, utilice el menor tamaño posible para que quepan los valores a almacenar en el campo.
Determinar las relaciones
Access es un sistema de administración de base de datos relacionales lo que significa que es posible almacenar datos relacionados en distintas tablas de la base de datos.
Tipos de relaciones entre tablas
| Relaciones “Unos a Varias” | Tipo más frecuente de relación, en esta relación un registro de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B tiene como máximo un registro coincidente en la tabla A, ejemplo: las tablas “FACTURAS” que se relacionan por el campo ID de la factura que es la clave externa en una relación “UNO A VARIOS” puede ser o no campo de la clave principal en la tabla que representa a “varios”. |
| Relaciones “Varios a Varios” | Un registro de la tabla A puede un registro coincidente en la tabla B y viceversa, para detectar esta relación obsérvela en dos sentidos, por ejemplo: examine la relación pedidos y productos. Un pedido puede incluir más de un producto y un producto puede aparecer en varios pedidos, para resolver este problema la regla a seguir es crear una tercera tabla que rompa esta relación que incluiría la clave principal de cada una de las dos tablas anteriores como clave principal en esta tabla que garantiza un valor único para cada registro. |
| Relación “Uno a Uno” | Un registro de la tabla A no puede tener más de un registro coincidente en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación es poco frecuente y ocurre al aplicar técnicas de desnormalización, cuando una tabla es muy grande y se divide en dos, o cuando la información de algunos campos tiene un tiempo de vida útil limitado o cuando esa misma información solo la utilizan un grupo limitado de registros. |
Uso de complementos
Complementos que realizan funciones especiales
- Documentador de Base de Datos:Imprime un listado del contenido de toda una Base de Datos y las definiciones de los objetos de la misma que se seleccionen. Por ejemplo: se le puede imprimir una lista de todos los controles y formularios.
- Administrador de Adjuntos:Actualiza los vínculos con tablas adjuntas que se han movido o cuyo nombre se ha modificado.
- Importar Base de Datos:Importa todos los objetos de otra Base de Datos Access.
- Generador de Menús:Ayuda a crear un sistema de menús personalizado para una aplicación.
- Administrador de Complementos:Instala, elimina, personaliza y administra los complementos.
Compactar una base de datos
Cuando se hacen cambios en una Base de Datos, también se pueden agregar y eliminar objetos. Con este proceso puede fragmentarse y utilizar el espacio de forma no óptima. Las bases de datos deben compactarse periódicamente con el fin de desfragmentar el archivo. Debe cerrarse una base de datos antes de compactarla, puede sobreescribirla o crear un archivo distinto.
Codificar una base de datos
Permite que un archivo de Base de Datos Access sea completamente ilegible desde cualquier otra aplicación como puede ser un editor de texto esta característica forma parte de la seguridad de Access.
Recuperar una base de datos dañada
Si Access se cierra de forma inesperada, por ejemplo: debido a una caída de corriente, la base de datos puede quedar dañada, para poder utilizarla es necesario repararla, también es necesario cuando Access tenga un comportamiento impredecible al manipular una base de datos (MDB).
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